Goed pensioenfondsbestuur


Integere bedrijfsvoering


Het beleid van een pensioenfonds is gericht op een integere bedrijfsvoering. Deze verantwoordelijkheid is vastgelegd in artikel 143 van de Pensioenwet. Beheerste en integere bedrijfsvoering bestaat volgens De Nederlandsche Bank uit:

Beheersen van de fondsprocessen en -risico's waarbij sprake is van:
     adequate administratieve organisatie en interne controle;
      adequate controlemechanismen;
      beleid voor beheersing van risico's.

Waarborgen voor de integriteit:
      systematische analyse van integriteitrisico's;
      beleid voor beheersing van deze risico's;
      uitvoering van dat beleid.

Procedures en maatregelen ter voorkoming van belangenverstrengeling.

Beleid voor het beheersen van (financiële) risico's die de soliditeit van het pensioenfonds kunnen aantasten.


Verantwoordingsorgaan en intern toezicht


Het bestuur besteedt conform de Pensioenwet veel aandacht aan de opzet en inrichting van de organisatie, inclusief de interne beheersing. Reglementair is bepaald hoe het bestuur omgaat met de rol als bestuur en invulling geeft aan begrippen als goed pensioenfondsbestuur, verantwoording en intern toezicht.

Sinds 1 januari 2008 is het verantwoordingsorgaan actief. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit vertegenwoordigers van werkgevers, actieve deelnemers en pensioengerechtigde deelnemers. Met ingang van 1 juli 2014 kan in het verantwoordingsorgaan tevens een vertegenwoordiger van gewezen deelnemers worden opgenomen. De verantwoording die het bestuur aflegt, is onderdeel van de jaarverslagcyclus.

Het pensioenfonds heeft voor de invulling van het intern toezicht gekozen voor een visitatiecommissie die tot 1 juli 2014 minimaal eens in de drie jaar en vanaf 1 juli 2014 jaarlijks het functioneren van (het bestuur van) het pensioenfonds kritisch beziet. De visitatiecommissie heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds en betrekt de naleving van de Code Pensioenfondsen bij deze taak.

Code Pensioenfondsen


Wettelijk is geregeld dat een pensioenfonds maatregelen dient te treffen die goed pensioenfondsbestuur waarborgen. Met de invoering van de Pensioenwet per 1 januari 2007 zijn de Principes voor goed pensioenfondsbestuur van de Stichting van de Arbeid verankerd in het wettelijk kader. Per 1 januari 2014 is de Code Pensioenfondsen, die is opgesteld door de Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid, in de plaats gekomen van de Principes voor goed pensioenfondsbestuur.

De Code Pensioenfondsen staat niet op zichzelf, maar maakt deel uit van het volledige stelsel van bestaande wet- en regelgeving. In de Code Pensioenfondsen wordt ingegaan op de rol van het bestuur, het verantwoordingsorgaan en het intern toezicht. De Code Pensioenfondsen bevat ook thema's als integraal risicomanagement, beloningen, diversiteit en verantwoord beleggen.

De normen in de Code Pensioenfondsen zijn weliswaar leidend, maar er is ruimte voor de eigen verantwoordelijkheid van het bestuur in de (beleids)keuzes die worden gemaakt. Naleving mag daarom plaatsvinden volgens het 'pas-toe-of-leg-uit'-beginsel. Dit betekent dat het pensioenfonds de normen toepast of in het jaarverslag motiveert waarom een norm niet (volledig) wordt toegepast. Afwijken van een norm is dus mogelijk als daar een goede reden voor is. In het jaarverslag over 2014 zal het bestuur toelichten in hoeverre de normen uit de Code Pensioenfondsen (volledig) worden toegepast.


Geschiktheidsbevordering


Het bestuur draagt er zorg voor dat wordt voldaan aan alle geschiktheidseisen die op basis van wet- en regelgeving worden gesteld. Het bestuur stelt hiertoe een geschiktheidsplan vast. (Dit document werd tot 1 juli 2014 deskundigheidsplan genoemd.) Hiermee draagt het bestuur zorg voor een doorlopend programma om de geschiktheid van het bestuur op peil te houden en waar nodig te verbreden of te ontwikkelen (permanente educatie).

In het geschiktheidsplan wordt uiteengezet welke deskundigheden, competenties en professioneel gedrag van het bestuur worden verwacht en welke mogelijkheden daartoe worden aangereikt. Onderdeel daarvan is het te volgen opleidingstraject. In het geschiktheidsplan wordt verder aangegeven op welke wijze het pensioenfonds het functioneren van het bestuur (het collectief) en van de individuele bestuursleden (inclusief de deskundigheid) toetst. Tevens is het geschiktheidsplan een referentiepunt voor de geschiktheidstoets die de toezichthouder uitvoert.

Voor de geschiktheidsbevordering gaat het bestuur onder meer uit van de eisen die zijn vastgelegd in de Beleidsregel geschiktheid 2012 van De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten, de Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur van de Pensioenfederatie en de Wet versterking bestuur pensioenfondsen.

De deskundigheid van de individuele bestuursleden wordt periodiek op de volgende gebieden getoetst:
het besturen van een organisatie;
relevante wet- en regelgeving;
pensioenregelingen en pensioensoorten;
financieel-technische en actuariële aspecten, waaronder financiering, beleggingen, actuariële principes en herverzekering;
administratieve organisatie en interne controle (AO/IC);
communicatie;
uitbesteding.

De uitkomsten van de toetsing dienen als input voor de evaluatie van het functioneren van het bestuur. Een onafhankelijke partij toetst de geschiktheid. Het bestuur als geheel is, zoals laatstelijk getoetst door Aon Hewitt in 2012, voldoende deskundig.


Evaluatie bestuur en beleggingscommissie
 
Het bestuur evalueert periodiek zijn functioneren, zowel als collectief als per individueel bestuurslid, met als doel de successen te benoemen en de zwakke plekken te identificeren en die te verbeteren door passende maatregelen.
 
De evaluatie van het bestuur als collectief vindt jaarlijks plaats, waarna schriftelijk wordt vastgelegd wat is besproken en tot welke afspraken of acties dat heeft geleid. De algemene conclusie van deze evaluatie in 2013 was dat het bestuur goed functioneert. Ook de evaluatie van de individuele bestuursleden vindt jaarlijks plaats.
 
Het functioneren van de beleggingscommissie als collectief wordt tevens jaarlijks geëvalueerd. De algemene conclusie van deze evaluatie in 2013 was dat de beleggingscommissie goed functioneert.


Gedragscode

In de gedragscode van Stichting Pensioenfonds Xerox is een aantal algemene bepalingen opgenomen met betrekking tot gedragsregels voor bestuursleden, medewerkers en andere verbonden personen van het pensioenfonds. De bepalingen hebben onder meer betrekking op voorkoming van belangenconflicten en voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van de bij het pensioenfonds aanwezige informatie. U kunt de gedragscode downloaden via de pagina Gedragscode. Jaarlijks wordt door de bestuursleden, de medewerkers van het Xerox Pensioenbureau en door andere verbonden personen een nalevingverklaring voor de gedragscode ondertekend.

Compliance officer

Het bestuur heeft een compliance officer benoemd. De compliance officer is verantwoordelijk voor:

uitoefenen van toezicht op de naleving van de gedragscode door alle verbonden personen;
controleren van effectentransacties verricht door insiders van het pensioenfonds;
controleren van de nalevingverklaringen voor de gedragscode op ondertekening en inzending aan het pensioenfonds.

 

 
 
 
                                                          Copyright 2004 - 2014 Stichting Pensioenfonds Xerox. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de inhoud van deze site.