Goed pensioenfondsbestuur


Integere bedrijfsvoering


Wettelijk is geregeld dat een pensioenfonds maatregelen dient te treffen die goed pensioenfondsbestuur waarborgen. Met de invoering van de Pensioenwet per 1 januari 2007 zijn de principes voor goed pensioenfondsbestuur van de Stichting van de Arbeid verankerd in het wettelijk kader. Deze 32 principes betreffen de onderdelen zorgvuldig bestuur, transparantie, openheid en communicatie, deskundigheid, verantwoording en intern toezicht.

Het beleid van een pensioenfonds is gericht op een integere bedrijfsvoering. Deze verantwoordelijkheid is vastgelegd in artikel 143 van de Pensioenwet. Beheerste en integere bedrijfsvoering bestaat volgens De Nederlandsche Bank uit:

 

 î Beheersen van de fondsprocessen en -risico''s waarbij sprake is van adequate
administratieve organisatie en interne controle (AO/IC), adequate controlemechanismen
(onder meer asset liability management, continuïteitsanalyse, service level agreements,
etcetera), beleid voor beheersing van risico''s (onder meer actuariële en bedrijfstechnische
nota, risicoanalyses, financieel crisisplan, etcetera).
 î Waarborgen voor de integriteit: systematische analyse van integriteitrisico''s, beleid voor
beheersing van deze risico''s (onder meer statuten, reglementen en richtlijnen), uitvoering
van dat beleid (onder meer compliance officer, gedragscode, monitoring).
 î Procedures en maatregelen ter voorkoming van belangenverstrengeling.
 î Beleid voor het beheersen van (financiële) risico''s die de soliditeit van het pensioenfonds
kunnen aantasten.


Verantwoordingsorgaan en intern toezicht

Het bestuur besteedt conform de Pensioenwet en de daarin opgenomen eisen voor goed pensioenfondsbestuur veel aandacht aan de opzet en inrichting van de organisatie, inclusief de interne beheersing. Reglementair is bepaald hoe het bestuur omgaat met de rol als bestuur en invulling geeft aan begrippen als goed bestuur, verantwoording en intern toezicht.

Sinds 1 januari 2008 is het verantwoordingsorgaan actief. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit een vertegenwoordiging van werkgevers, actieve deelnemers en pensioengerechtigde deelnemers. De verantwoording die het bestuur aflegt, is onderdeel van de jaarverslagcyclus.

Voor het intern toezicht is gekozen voor een visitatiecommissie, die minimaal eens in de drie jaar de beleids- en bestuursprocedures en -processen, de checks and balances, de wijze waarop de uitvoering van de regeling wordt bestuur en aangestuurd en de wijze waarop wordt omgegaan met de risico''s op de langere termijn voor (de dekkingsgraad van) het pensioenfonds beoordeelt.

Deskundigheidsbevordering

Het bestuur besteedt veel aandacht aan deskundigheidsbevordering. Het bestuur gaat hierbij uit van de eisen die zijn vastgelegd in de Beleidsregel deskundigheid 2011 van De Nederlandsche Bank en het Plan van Aanpak Deskundigheidsbevordering van de pensioenkoepels. De deskundigheidseisen zijn ook van toepassing op de leden van de beleggingscommissie, het verantwoordingsorgaan en de visitatiecommissie.

Tot voor kort stond de (feitelijke) deskundigheid alsook het toetsen van kennis en inzicht centraal. De ontwikkelingen van de afgelopen tijd hebben echter ook de aandacht gevestigd op het feitelijk handelen en het gedrag van bestuursleden en het (toetsen) van de oordeelsvorming binnen het bestuur.

Het bestuur evalueert periodiek zijn functioneren, zowel collectief als per individueel bestuurslid, met als doel de successen te benoemen en de zwakke plekken te identificeren en die te verbeteren door passende maatregelen.

De evaluatie van het bestuur als collectief vindt jaarlijks plaats tijdens een bestuursvergadering. In de notulen van de bestuursvergadering wordt vastgelegd wanneer over de evaluatie is gesproken en tot welke afspraken of acties dat heeft geleid. De algemene conclusie van deze evaluatie in 2011 was dat het bestuur goed functioneert.

Met ingang van 1 januari 2012 vindt jaarlijks een evaluatie van de individuele bestuursleden plaats. In een verslag per individuele evaluatie zal worden vastgelegd tot welke afspraken of acties dat heeft geleid. Eventueel wordt een individueel opleidingsplan opgesteld. Wanneer de conclusie van een individuele evaluatie negatief is en er ook geen mogelijkheden gezien worden voor verbetering, verbindt het bestuur hier consequenties aan. Wanneer een bestuurslid ernstig tekort schiet in zijn functioneren, moet vervanging aan de orde worden gesteld. Het proces voor de evaluatie van de individuele bestuursleden zal in de loop van 2012 nader worden uitgewerkt.

De deskundigheid van de individuele bestuursleden wordt periodiek op de volgende aandachtsgebieden getoetst:

 

 

 î het besturen van een organisatie;
 î relevante wet- en regelgeving;
 î pensioenregelingen en pensioensoorten;
 î financiële aspecten (vermogensbeheer en actuariële aspecten);
 î administratieve organisatie en interne controle;
 î uitbesteden van werkzaamheden;
 î communicatie.

Tevens wordt getoetst of er voldoende competenties binnen het bestuur aanwezig zijn. De uitkomsten van de toetsing dienen als input voor de evaluatie van het functioneren van het bestuur. Een onafhankelijke partij toetst de deskundigheid. Het bestuur als geheel is in 2008 getoetst en voldoende deskundig bevonden. De toetsing zal in 2012 opnieuw plaatsvinden.

Het functioneren van de beleggingscommissie als collectief wordt jaarlijks geëvalueerd. De algemene conclusie van deze evaluatie in 2011 was dat de beleggingscommissie goed functioneert. De beleggingscommissie heeft in overleg met het bestuur afgesproken dat de invulling van de communicatie naar het bestuur strikter ingevuld wordt.

Het bestuur heeft een deskundigheidsplan vastgesteld. In dit deskundigheidsplan geeft het bestuur duidelijk aan welke deskundigheden van de individuele bestuursleden worden verwacht en welke mogelijkheden daartoe worden uitgereikt. Onderdeel daarvan is het te volgen opleidingstraject. In het deskundigheidsplan wordt verder aangegeven op welke wijze het bestuur het functioneren van het bestuur als collectief en het functioneren van de individuele bestuursleden (inclusief de deskundigheid en competenties) toetst.

In het deskundigheidsplan is het te volgen opleidingstraject beschreven. Nieuw aantredende bestuursleden dienen op individuele basis verplicht een generieke pensioenopleiding te volgen. Indien bij een individueel nieuw aantredend of zittend bestuurslid behoefte bestaat aan uitbreiding van deskundigheid op een bepaald gebied, wordt het bestuurslid geacht op dat gebied een specifieke opleiding te volgen, waarvan het bestuurslid een certificaat dient te overleggen.

Zittende bestuursleden dienen op collectieve basis verplicht jaarlijks de fondsspecifieke pensioenstudiedagen bij te wonen.

Het Xerox Pensioenbureau verzamelt maandelijks artikelen over actuele ontwikkelingen op pensioengebied en distribueert deze informatie onder de bestuursleden, de leden van het verantwoordingsorgaan en de medewerkers van het Xerox Pensioenbureau.

Gedragscode


In de gedragscode van Stichting Pensioenfonds Xerox is een aantal algemene bepalingen opgenomen met betrekking tot gedragsregels voor bestuursleden, medewerkers en andere verbonden personen van het pensioenfonds. De bepalingen hebben onder meer betrekking op voorkoming van belangenconflicten en voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van de bij het pensioenfonds aanwezige informatie. U kunt de gedragscode downloaden via de pagina Gedragscode. Jaarlijks wordt door de bestuursleden, de medewerkers en andere verbonden personen een nalevingverklaring voor de gedragscode ondertekend.

Compliance officer

Het bestuur heeft een compliance officer benoemd. De compliance officer is verantwoordelijk voor:

 

 

 î uitoefenen van toezicht op de naleving van de gedragscode door alle verbonden personen;
 î controleren van effectentransacties verricht door insiders van het pensioenfonds;
 î controleren van de nalevingverklaringen voor de gedragscode op ondertekening en inzending aan het pensioenfonds.


 

 

 
 
 
                                                          Copyright 2004 - 2014 Stichting Pensioenfonds Xerox. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan de inhoud van deze site.