Privacyverklaring

Persoonsgegevens
Een persoonsgegeven is een gegeven aan de hand waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn naam, geboortedatum en burgerservicenummer. Persoonsgegevens kunnen direct of in combinatie met elkaar leiden tot identificatie van een persoon.

Persoonsgegevens worden door Stichting Pensioenfonds Xerox met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld en beveiligd. Het pensioenfonds verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Verzameling en doel verwerking persoonsgegevens
Het pensioenfonds verzamelt gegevens van de volgende personen:
  • iedereen voor wie het pensioenfonds het pensioen regelt;
  • iedereen voor wie het pensioenfonds de pensioenadministratie verzorgt;
  • iedereen die bij het pensioenfonds werkt of voor het pensioenfonds werkt;
  • iedereen die de website van het pensioenfonds bezoekt;
  • iedereen met wie het pensioenfonds contact heeft.

De verschillende persoonsgegevens worden door het pensioenfonds verzameld via onder meer de aangesloten werkgevers, Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen en Basisregistratie Personen. Daarnaast verzamelt het pensioenfonds persoonsgegevens bij contact via telefoon of e-mail, bij het gebruikmaken van (de geboden mogelijkheden binnen) de Mijn SPX-omgeving en bij het deelnemen aan door het pensioenfonds georganiseerde bijeenkomsten.

De volgende gegevens worden door het pensioenfonds verwerkt:
  • personalia (zoals naam, adres, geboortedatum, geslacht, e-mailadres);
  • salarisgegevens (hoogte salaris en eventuele andere pensioengevende componenten);
  • pensioengegevens (bijvoorbeeld hoogte pensioenaanspraken of pensioenrechten);
  • registratie Mijn SPX-omgeving (wel/geen registratie, wel/geen digitale post);
  • interactiegegevens (cookies).

Het pensioenfonds verwerkt de persoonsgegevens met de volgende doelen:
  • om de dienstverlening goed te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld om pensioenaanspraken of pensioenrechten zorgvuldig en juist te berekenen, daarover tijdig en correct te informeren en pensioenuitkeringen stipt uit te betalen;
  • om contractuele afspraken of wettelijke of internationale verplichtingen na te komen;
  • om de gebruiksvriendelijkheid van de website en de daarbij behorende Mijn SPX-omgeving te garanderen;
  • om intern de kwaliteit van de dienstverlening te analyseren en verbeteren;
  • om fraude te voorkomen;
  • om communicatie zo relevant en persoonlijk mogelijk te maken.
     
De verwerking van de persoonsgegevens door het pensioenfonds heeft een rechtmatige grondslag omdat:
  • er toestemming door de betrokkene is verleend;
  • de verwerking nodig is voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst waarbij de betrokkene partij is;
  • het pensioenfonds wettelijk verplicht is de verwerking uit te voeren.

Bewaring van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden door het pensioenfonds niet langer bewaard dan nodig is om een kwalitatieve en zorgvuldige dienstverlening te kunnen garanderen. Als persoonsgegevens niet meer nodig zijn, worden deze door het pensioenfonds vernietigd.

Beveiliging van persoonsgegevens
Het pensioenfonds beveiligt persoonsgegevens op een passende wijze tegen diefstal, verlies of ander onrechtmatig gebruik. Er zijn de nodige maatregelen getroffen om te voorkomen dat persoonsgegevens verloren raken, gestolen worden of door personen buiten het pensioenfonds worden ingezien.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
Het pensioenfonds kan persoonsgegevens verstrekken aan Stichting Pensioenregister (Mijnpensioenoverzicht.nl), BelastingdienstCAKCentraal Bureau voor de StatistiekSociale VerzekeringsbankUitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen, Stichting Bedrijfstak-pensioenfonds ABP, de externe accountant, de externe actuaris, de bank, bewindvoerders en gemeenten. In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van uitwisseling van persoonsgegevens, maakt het pensioenfonds afspraken over de eisen waaraan de gegevensuitwisseling moet voldoen. Voor het overige worden persoonsgegevens door het pensioenfonds niet verstrekt aan derden, tenzij daartoe een wettelijke verplichting bestaat of u het pensioenfonds daartoe schriftelijk machtigt.

Inzage, rectificatie, wissing, beperking en overdraagbaarheid persoonsgegevens
U kunt bij het pensioenfonds opvragen welke gegevens er over u zijn verzameld. U ontvangt dan een overzicht van deze gegevens. Ziet u dat de gegevens niet juist zijn? Of ontbreekt er informatie? Dan kunt u vragen om correctie of aanvulling. Daarnaast kunt u het pensioenfonds vragen om uw gegevens te verwijderen wanneer u van mening bent dat deze onterecht (nog) in de administratie opgenomen zijn. Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook de mogelijkheid om te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. En u kunt het pensioenfonds vragen om overdracht van uw persoonsgegevens. Het pensioenfonds bericht u binnen vier weken na ontvangst van een verzoek of daaraan zal worden voldaan, waarbij een eventuele afwijzing zal worden gemotiveerd. U treft de contactgegevens aan onder Contact.

Geautomatiseerde besluitvorming
Het pensioenfonds doet niet aan geautomatiseerde besluitvorming (computergestuurde verwerking van persoonsgegevens zonder menselijke tussenkomst, bijvoorbeeld profilering).

Cookies
Het pensioenfonds maakt gebruik van cookies. Een cookie is een tekstbestandje dat op uw computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst wordt wanneer u deze website en de daarbij behorende Mijn SPX-omgeving raadpleegt. Cookies vergemakkelijken en versnellen het gebruik. U kunt meer lezen over cookies in de Cookieverklaring.

Links
Op deze website zijn doorverwijzingen naar andere websites opgenomen. Het pensioenfonds is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze websites met persoonsgegevens omgaan. Lees hiervoor de privacyverklaring van de desbetreffende website.

Contact
Eventuele vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring vernemen wij graag. U treft de contactgegevens aan onder Contact.

Klachten
Voor klachten die betrekking hebben op uw privacy kunt u de gewoonlijke klachtenprocedure van het pensioenfonds volgen. Lees hier meer over onder Klachten. Na het doorlopen van de interne klachtenprocedure heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen
Het pensioenfonds behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Elke aanpassing wordt op deze pagina gepubliceerd. U wordt geadviseerd om deze privacyverklaring met regelmaat te lezen. De meest recente versie vindt u altijd op www.xeroxpensioenfondsen.nl.